ワークフローとは

ワークフローとは、特定の業務フローにおけるドキュメントフォース内での作業をあらかじめ手順化したものです。ドキュメントフォースのワークフロー機能を活用することで、ワークスペースにログインできるすべてのユーザーは、仮にその業務フローの作業手順に詳しくなくても、簡単にファイルをアップロードしたり、特定の書類を作成したりすることができます。

サービスの概要でも説明している通り、ユーザーはドキュメントフォースにおける「ドキュメント解析」「ドキュメント検証」「書類作成」の３つの機能を利用することで、フォーマットの定型・非定型を問わずに、様々なドキュメントを自動的に構造化し、なおかつそのデータをサービス内で検証でき、さらに新たなフォーマットの書類の作成までを一貫してサービス内で完結させることができます。そして、管理者は前述の目的を達成するために、ワークスペース内にドキュメントタイプ、プロジェクト（プロジェクトグループ）、書類作成用テンプレートといったデータ等を作成・登録し、それらを有効に活用することでドキュメントフォースの利用価値を最大限まで高めることができます。

ワークフローでは、ドキュメントフォースを使った最も効率的な業務フローを実現するために、すでにワークスペース内で作成されているドキュメントタイプ、プロジェクト（プロジェクトグループ）、書類作成用テンプレートの組み合わせを定義します。そして、ワークスペース内のすべてのユーザーはあらかじめ定義された作業手順（ワークフロー）に従うだけで、誰でも同じ品質・効率でドキュメントフォースを利用することができます。

例えば、あなたはドキュメントフォースを使ってPDF形式の注文書からWord形式の納品書を作成したいとします（はじめに > ドキュメントフォースとは、を参照）。ドキュメントフォースの管理者であるあなたは、まず注文書の内容を構造化できる「注文書」というドキュメントタイプを作成しました。そして、その注文データからWord形式の納品書を出力するために「納品書」という書類作成用テンプレートも作成し、ドキュメントフォースに登録しました。最後に、大量に届く注文書から適切な納品書を作成するために「取引先」ごとに管理されたプロジェクトグループを作成し、そのプロジェクトグループ内にドキュメントをアップロードしていくことにしました。

しかし、この業務フローを適切に運用していくためには、まずは「注文書」というドキュメントタイプにファイルをアップロードし、取引先ごとのプロジェクトに区別し、最後に「納品書」という書類作成用テンプレートを出力するという作業手順を明確に理解しなければなりません。

ワークフローでは、このような作業手順をあらかじめ定義し登録しておくことで、誰でもあっても届いた注文書から納品書を作成するという業務を遂行することができます。

ワークフローのメリット

ワークフロー機能によって期待できる効果は次のとおりです。

ドキュメントフォースにおける業務の属人化解消され、生産性向上、品質安定が期待できる。
業務フローがあらかじめ定義されていることで、操作方法等の教育コスト削減できる。
管理者と作業者の役割を明確に区別した効率的な分業体制が可能となる。
作業進捗の可視化によって、管理コストの削減ができる

ワークフローの手順

ワークフロー機能の使用にあたっては、その手順が大きく【準備フェーズ】と【作業フェーズ】に分けられます。

【準備フェーズ】では、管理者がドキュメントフォースを使った業務フロー改善に向けた設定を行います。主な作業手順は以下の通りです。

ドキュメントタイプを作成し、解析項目等を登録する
作成したドキュメントタイプにテスト用のドキュメントをアップロードし、プロンプト等の修正を繰り返す
作成したドキュメントタイプに対応した書類作成用テンプレートを作成する
ドキュメントを管理するためのプロジェクト構成の決定する
ワークフローの新規作成する

次に【作業フェーズ】では、作業者がワークフロー機能を使ってドキュメントを解析および書類作成を行います。主な作業手順は以下の通りです。

作業するワークフローを選択する
プロジェクトを作成または選択する
ドキュメントをアップロードする
ドキュメントを検証する
ドキュメントから書類作成をする

ワークフローを適切に設定することで、作業者は【納品書を作成する】【請求書リストを作成する】といった作業単位でタスクを進めていくことができます。