メール取込

メール取込の仕組みlink

メールを受信してから解析されるまでの流れは、次のとおりです。

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   受信アドレス宛にメールを送信

   専用の受信アドレス宛にメールを送信（または自動転送）します。
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   受信・確認

   ドキュメントフォースがメールを受信し、送信元（許可リスト）や添付ファイルを確認します。
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   自動振り分け

   振り分けルールに従って、添付ファイルにドキュメントタイプやプロジェクトを自動で割り当てます。
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   取り込み・解析

   添付ファイルがドキュメントとして取り込まれ、解析が実行されます。

＊取り込みの対象は、原則としてメール本文ではなく添付ファイルです（設定により、件名や本文などを解析の補足情報として利用できます）。

＊宛先（To）・CCに加えて、自動転送されたメール（Gmailの自動転送など）にも対応します。ただし、BCCは対象外です。

取り込めるファイルlink

取り込みの対象となる添付ファイルには、次の条件があります。

• ZIPファイルはそのまま受け付け、中身を展開して解析します。
• 対応していないファイル形式や、サイズの上限を超えるファイルが添付されていた場合、そのメールは取り込まれず、受信ログに除外として記録されます。
• 同じメールを重複して受信した場合（メッセージIDが同一のメール）は、二重に取り込まれません。転送設定の重複などで同じメールが複数回届いても、ドキュメントは1つだけ作成されます。

メール取込の活用例link

• 取引先からメールで届く請求書・発注書・見積書などを、転送するだけで自動的に取り込む。
• 複合機やスキャナからメール送信された書類を、自動で取り込む。
• 特定の送信元や件名のメールを、決まったドキュメントタイプやプロジェクトへ自動で振り分ける。

メール取込設定には、次の3つのタブがあります。

• 受信アドレス：メールを受け取る専用アドレスと、その取り込み設定を管理します。
• 送信元アドレス許可リスト：取り込みを許可する送信元をまとめて管理します。
• 受信ログ：メールの受信・処理結果を確認します。

受信アドレスlink

受信アドレスは、メールを受け取るための専用メールアドレスです。一覧では、名称・メールアドレス・解析対象・受信許可・状態・ドキュメントタイプを確認でき、有効／無効の切り替えや編集ができます。

受信アドレスの追加

＋受信アドレスを追加をクリックし、メールアドレス（先頭の文字列）・表示名・解析対象を設定します。入力した文字列の後ろに、固有のメールアドレスが自動的に付与されます。

詳細設定

受信アドレスの編集画面では、より詳細な設定ができます。

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   メールアドレス

   受信用のメールアドレスです（英小文字・数字・ハイフン・ドットのみ、50文字以内）。コピーボタンでコピーできます。
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   表示名

   管理用の表示名です。
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   解析対象

   添付ファイルを解析します。あわせて、件名・本文・送信元アドレス・受信日時・CC・ヘッダー情報を、解析の補足情報として利用できます。

   メール情報（件名・本文など）の扱いは、添付ファイルとメール情報を別々に解析しますの設定で切り替えられます。

   • オフ（既定）：メール情報を各添付ファイルの付加情報として同梱し、1つの解析として扱います。
   • オン：メール情報を添付ファイルに同梱せず、独立したドキュメントとして別々に解析します。

   ＊同梱する設定（オフ）であっても、添付ファイルが1件もないメールの場合は、メール情報だけで1つのドキュメントとして解析されます。

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   アップロードユーザ

   取り込んだドキュメントのアップロード者を、次の3つから決めます。

   • 設定追加ユーザー：この受信アドレスを設定したユーザーを、常にアップロードユーザにします。
   • ユーザー指定：指定した1人のユーザーに固定します。
   • メール送信者：メールの送信元（From）アドレスからドキュメントフォースのアカウントを判定し、そのユーザーをアップロードユーザにします。送信元がアカウントに紐づかない場合は、次の項目で指定したユーザーが使われます。
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   アカウント未登録の送信元から届いた場合のユーザー

   「アップロードユーザ」をメール送信者にしたとき、送信元がドキュメントフォースのアカウントに紐づかない場合に、アップロードユーザとして扱うユーザーを指定します。
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   メール受信許可設定

   取り込みを許可する送信元の範囲を選びます。

   • 自分だけ許可：指定した1人のユーザー（自分）のメールアドレスからのみ受信します。
   • システム利用者にだけ許可（登録されたアカウントのみ受信）：ワークスペースに登録されている有効なユーザーのメールアドレスからのみ受信します（既定）。
   • ドメインだけ許可：指定したドメイン（例：@example.com）からのメールのみ受信します。
   • すべてのメールアドレスを許可：送信元を制限せず、すべてのメールを受信します。

   ＊「すべてのメールアドレスを許可」以外の場合でも、あわせて受信元アドレス許可リスト（または追加で許可したアドレス）で指定した送信元からは受信できます。

振り分けルール

受信したメールを、どのドキュメントタイプ・プロジェクトに自動で割り当てるかを設定します。ルールは優先度が小さい順に評価され、最初に条件へ一致したルールが適用されます。

ルールには、ドキュメントの自動割り当てルールとプロジェクトの自動割り当てルールがあります。

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   優先度

   数値が小さいルールから順に評価されます。
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   割り当て方法

   ルールをどのメールに適用するかを、次の3つから選びます。

   • 常に適用（条件なし）：すべての受信メールに常に適用します。
   • 条件に一致した場合のみ適用：指定した条件に一致するメールにのみ適用します。条件の種類は、送信元アドレス（From）／件名が完全一致／件名に含まれる／ファイル名が完全一致／ファイル名に含まれるから選び、一致させる値（例：@vendor.co.jp、請求書）を指定します。
   • AIが自動で判定：AIがメールの内容を分析し、最適なドキュメントタイプを自動で選びます（この場合、「適用するドキュメント」の指定は不要です）。
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   適用するドキュメント

   このルールに一致したメールへ割り当てるドキュメントタイプを選択します（「AIが自動で判定」以外のとき）。

＊プロジェクトの自動割り当ても同様の手順で設定できますが、割り当て方法は常に適用（条件なし）と条件に一致した場合のみ適用の2つです（プロジェクトには「AIが自動で判定」はありません）。

＊AIが自動で判定を選んだ場合は、AI判定結果を自動確定を設定できます。オフにすると、判定結果はドラフトでの確認が必要になります。

＊ルールごとに有効／無効を切り替えられます。無効にしたルールは評価されません。

＊ZIPファイルが添付されている場合、ファイル名の条件は、ZIPファイル自体の名前に加えてZIPの中身のファイル名でも判定されます。

＊添付ファイルが複数ある場合はファイルごとにルールが評価されるため、一部のファイルだけが条件に一致した場合は、一致したファイルのみが取り込まれます。

暗号化ファイル・パスワードの取り扱い

パスワード付きの添付ファイル（Zip・PDF・Officeなど）にも対応します。メールの本文や件名からパスワードを抽出して復号したり、添付メールの後に別メールで送られたパスワード（PPAP）を受け付けて復号したりできます。

• パスワードの見分け方：「これはパスワードのメールだ」という判別はしていません。受信したメールの本文・件名からパスワードらしき文字列を候補として抽出し、保留中の暗号化ファイルに順番に試していきます。パスワードではない文字列が候補に含まれても、そのファイルの復号に一度失敗するだけで、ほかへの影響はありません。
• パスワードの送り方：パスワードは、次のいずれの方法でも受け付けます。
  • 暗号化ファイルを添付した同じメールの本文・件名に記載する
  • 添付メールへの返信で送る
  • 別メール（返信ではない独立したメール）で送る（PPAP）

別メール（独立メール）でのパスワード送付（PPAP）

返信ではない別メールでパスワードを送る方法は、既定では無効です。利用する場合は、受信アドレスの詳細設定にある別メールのパスワード送付を受け付ける（PPAP）で有効化します。有効化時は、次の2つのモードから選べます。

別メールでの紐付け条件は、同一の受信アドレス宛かつ前後1時間以内です。到着順は問わないため、パスワードが先に届いても、添付ファイルが先に届いても紐づきます。

＊返信でパスワードを送る場合は、メールのスレッドをたどって紐づけるため、この1時間の制限はありません。ただし、保留中の暗号化ファイルの保持期限は7日間です。

共有アドレスで複数のやりとりが混在する場合

部内の共有アドレスなどで、複数の暗号化ファイルとパスワードが同じ時期に行き交う場合、有効（送信元を問わない）モードでは、1時間以内に保留中の暗号化ファイルが試行の対象になります。順序が入れ替わっても問題ありません（例：ファイルA→ファイルB→パスワードB→パスワードA の順で届いても、ファイルAは正しく開きます）。ほかのファイルへの試行は失敗するだけで、影響はありません。

AIによるパスワード抽出

パスワード抽出ルールの形式でAIで自動判定を有効にすると、AIがメールの内容からパスワードを抽出します。この機能は有効にした場合のみクレジットを消費します。AIが解析する対象は、メールの本文と件名のみです。

固定のパスワードをルールとして登録する

取引先ごとにパスワードが決まっている場合は、あらかじめパスワードを登録しておくこともできます。パスワード抽出ルールには、メールから抽出する方法のほかに、登録済みのパスワードを使う方法があります。

• 適用条件：常に適用のほか、送信元アドレス（From）／件名が完全一致／件名に含まれる／ファイル名が完全一致／ファイル名に含まれるの条件を指定できます。
• 優先度：数値が小さいルールから順に評価され、最初に条件へ一致したルールのパスワードが使われます。

パスワードが自動で判別できなかった場合

自動でパスワードを判別できなかったファイルは、パスワード待ちの状態になります。ドラフト画面のパスワード待ちから、手動でパスワードを入力して復号できます。

メール通知設定

メールの受信時に、送信元や指定したアドレスへ通知メールを送れます。

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   通知タイミング

   メール受付時／解析完了時／エラー発生時から、通知するタイミングを選べます（複数選択可）。解析完了時は、さらに通知の方式（結果通知方式）を選べます。

   • 通知のみ：解析が完了したことだけを通知します。
   • 解析内容通知：解析結果の内容を通知メールに含めて送ります。
   • テンプレート出力通知：出力テンプレートに解析結果を反映したファイルを、通知メールに添付して返信します。あわせて、PDF出力・CSV展開・テンプレート変数の表示、出力方法（別々に出力／まとめて出力）を指定できます。
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   通知先

   メール送信者、アップロードユーザー、または固定のメールアドレス（最大10件）に通知できます（複数選択可）。

＊受信した元ファイルも添付するを有効にすると、解析結果の通知メールに、受信したメールの添付ファイルをそのまま同梱できます。ただし、添付の合計が20MBを超える場合は、元ファイルを添付せずに送信されます。

＊テンプレート出力通知では、出力されるファイルが大きすぎるとメールに添付できません。上限を超えるテンプレートは出力テンプレートに設定できず、出力結果が上限（合計20MB）を超えた場合は、添付なしでサイズ超過を知らせる通知に切り替わります。

返信で追加したファイルの扱い

取り込み済みのメール、またはドキュメントフォースから届いた通知メールへの返信として追加のファイルを送ると、最初のメールと同じスレッドの取り込みとして扱われます。

テンプレート出力通知を利用している場合、返信で送ったファイルの解析結果は、1回目に送ったファイルの結果に追加された状態でテンプレートに反映され、返信されます。例えば、1通目で請求書Aを送り、その返信で請求書Bを送った場合、返信されるテンプレートには請求書Aと請求書Bの両方の解析結果が反映されます。

• スレッドは受信アドレスごとに独立しています。同じメールが複数の受信アドレス宛に届いた場合は、それぞれ別のスレッドとして扱われます。
• テンプレートに反映されるのは、そのスレッドで正常に取り込まれたドキュメントです（解析に失敗したドキュメントは含まれません）。
• 出力方法がまとめて出力の場合は1つのテンプレートに、別々に出力の場合はドキュメントごとのテンプレートが添付されます。

そのほかの操作

受信アドレスでは、次の操作もできます。

• テスト送信：テスト用のメールを送信し、受信アドレスの設定やルールが正しく動作するかを確認できます。送信先アドレス・送信元アドレス（From）・件名・本文を指定でき、テスト用PDFの添付や任意のファイルの添付も可能です。結果は受信ログで確認します。
• 複製：通知・ルール・許可リストなどの設定を引き継いだ受信アドレスを作成します。メールアドレスのみ新しく入力します。
• 無効化：受信アドレスを一時的に停止します。無効の間、そのアドレス宛のメールは受信されません（設定は残ります）。
• 削除：受信アドレスを削除します。削除後は、そのアドレス宛のメールを受け付けられなくなります。
• トークンの再発行：メールアドレスのトークン部分を再発行します。

受信元アドレス許可リストlink

受信元アドレス許可リストは、取り込みを許可する送信元をまとめて管理する仕組みです。ワークスペース単位で作成し、複数の受信アドレスに紐づけて使えます。

許可リストの作成

ラベル（管理用の名称）と、許可する送信元を登録します。送信元は、メールアドレス（例：user@example.com）またはドメイン（例：@example.com）で指定できます。

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   ラベル

   許可リストの管理用の名称です。
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   許可する送信元

   メールアドレスまたはドメインで指定します。＋送信元を追加で複数登録できます。

＊送信元が1件も登録されていない許可リストを紐づけた場合（または許可リストを紐づけていない場合）は、許可リストによる制限は行われず、受信アドレス側のメール受信許可設定に従います。

簡易設定（ドキュメントタイプから許可する送信元）

ワークスペース共通の許可リストとは別に、受信アドレス専用の簡易設定があります。簡易設定の送信元はドキュメントタイプごとのメール取込設定の追加で許可するアドレスから登録し、受信アドレスの詳細設定では内容の確認のみおこないます。 あわせて、簡易設定で許可した送信元にも通知するで、簡易設定経由で許可した送信元へ通知メールを送るかどうかを切り替えられます。

受信ログlink

受信ログでは、メールの受信・処理結果を一覧で確認できます。ステータス・送信元（From）・宛先アドレスで絞り込めます。

• 処理中：メールを受信し、処理の順番を待っている状態です。
• 処理済：メールを正常に受信し、ドキュメントの作成・解析を開始した状態です。
• 除外：送信元の制限や添付ファイルなしなどの理由で、取り込まれなかった状態です。
• 失敗：エラーにより取り込めなかった状態です（エラー理由が表示されます）。

除外の理由

除外となった場合は、次のいずれかの理由が記録されます。

＊エラー発生時の通知を有効にしている場合、取り込みに失敗・除外されたときは送信元などへエラー通知が送られます。ただし、スレッドの上限超過のときは、メールのループを助長しないため通知は送られません。

各ログを開くと、送信元・宛先・件名・受信日時・添付数・メッセージIDや、処理の流れ（解析完了・メール返信の状況）といった詳細を確認できます。

ドキュメントタイプごとのメール取込設定link

メール取込は、ドキュメントタイプの基本情報からも設定できます。特定のドキュメントタイプ専用の受信アドレスを発行しておくと、そのアドレス宛に届いたメールを、常にそのドキュメントタイプとして取り込めます。

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   メールアドレス

   このドキュメントタイプ専用の受信アドレスです（コピー可）。
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   メール受信の詳細設定を開く

   前述の受信アドレスの詳細設定へ移動します。
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   状態

   メール受信の有効／無効を切り替えます。
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   メール受信許可設定

   取り込みを許可する送信元の範囲を選びます。
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   追加で許可するアドレス

   1行に1件、メールアドレスまたはドメインを指定します。
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   出力テンプレート

   選ぶと、取り込み結果をテンプレートに反映して送信元へ返信します。
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   通知先

   固定のメールアドレスへ通知できます。

＊振り分けルール・通知・暗号化ファイルのパスワードなど、より細かい設定は受信アドレスの詳細設定でおこないます。