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ワークスペース / オーナー管理

ユーザー管理

lock

ユーザー管理はオーナー権限でのみ操作ができます

ユーザー管理では、ワークスペースにアクセスできるユーザーの追加や削除ができます。

ユーザー管理link

ユーザー管理画面は、ヘッダーのメニュー/設定/セキュリティのユーザー管理から開くことができます。

ユーザーは権限のグループごとに分けて一覧表示されます。

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    ユーザー新規登録
    ユーザーの新規登録ができます。ただし、プランによって登録できるユーザー数には上限があり、残り登録できるユーザー数はユーザー管理画面に表示されています。
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    権限グループ(管理者/ワーカー)
    ユーザーは管理者(オーナー・プロンプト管理者)とワーカー(一般・ワーカー・アップローダー)の2つのグループに分けて表示されます。グループごとに、現在のユーザー数と残り登録可能ユーザー数が表示されます。
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    権限

    ユーザーに設定されている権限です。権限ごとにできる操作はユーザー権限一覧を確認してください。

    ユーザー権限一覧

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    2段階認証方法/2段階認証の設定状況

    ワークスペースの2段階認証設定が有効になっている場合は、2段階認証の方法や設定状況が確認できます。

    2段階認証

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    クレジット残量通知
    ワークスペースに付与されたクレジットが少なくなったタイミングで、メール通知をします。オーナーはユーザー作成時に自動で有効になります。
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    アクション
    ユーザーのパスワード変更や編集、削除ができます。

*ログイン中の自分自身のユーザーは削除できません。

ユーザーの新規登録link

ユーザー新規登録ボタンをクリックすると、新しいユーザーが追加できます。

ユーザー名、メールアドレス、権限、パスワードを入力し、新規作成ボタンをクリックすると、新たなユーザーが作成されます。

権限は、管理者とワーカーのグループに分かれており、次の権限から選択できます。

  • 管理者:オーナー/プロンプト管理者
  • ワーカー:一般/ワーカー/アップローダー

登録できるユーザー上限数については契約しているプランによって異なり、管理者とワーカーのグループごとに残り登録可能ユーザー数が表示されています。ユーザー上限数に達した場合は、新規のユーザーが登録できなくなります。

複数ワークスペースでのユーザ上限数link

契約プランによっては複数のワークスペースを管理することもできますが、その場合はユーザー上限数は管理するワークスペースで共有されることに留意してください。

例えば、登録できるユーザー上限数が10である場合、すでにワークスペースAで5ユーザーが登録されている場合は、もう一つのワークスペースBでは残り5ユーザーが登録できます。ただし、すでにワークスペースAで登録されている同じユーザー(同一のメールアドレスを持つユーザー)は重複ユーザーとしてカウントされますので、複数のワークスペースにユーザー登録されていてもユーザー数としては合計1ユーザーとカウントされます。

domain会社X
workspacesワークスペースA
  • personユーザーA:user1@mail.com
  • personユーザーB:user2@mail.com
  • personユーザーC:user3@mail.com
workspacesワークスペースB
  • personユーザーA:user1@mail.com
  • personユーザーD:user4@mail.com
  • personユーザーE:user5@mail.com
info

personのユーザーA(user1@mail.com)は両方のワークスペースに登録されているため重複ユーザーとしてカウントされます。

ワークスペース合計では6名のユーザーが登録されていますが、ユーザーAが重複しているため、ワークスペース全体としては5名のユーザーが登録されている状態となります。

なお、複数のワークスペースを管理している場合は、ユーザー管理画面に他のワークスペースに登録済みのメールアドレスは残り登録可能ユーザー数に関わらず登録できる旨が表示されます。

lightbulb

Tips:権限によるユーザー登録数の違い

ワークスペースに登録できるユーザーの数は設定する権限によって異なります。例えば、スタンダードプランにおいて権限グループごとに登録できるユーザーの上限数は以下の通りです。

  • 管理者(オーナー・プロンプト管理者):10ユーザー
  • ワーカー(一般・ワーカー・アップローダー):15ユーザー

*契約オプション等により同じプランであっても登録できるユーザー上限数が異なる場合があります。

基本的にはすべてのプランにおいて、ワーカーグループのユーザーの方が多く作成できるようになっております。ワーカーグループは、プロンプトの作成や書類作成用テンプレートの登録といった管理業務ができず、ファイルのアップロードやドキュメント検証といった運用業務を想定したユーザーであるため、より多くのユーザーが登録できるようになっています。

ユーザーの削除link

ワークスペースからユーザーを削除したい場合はユーザー削除ボタンをクリックします。削除されたユーザーはワークスペースから削除され、以後、そのユーザーはワークスペースにログインできなくなります。

*削除されたユーザーはユーザー上限数にはカウントされません。

ただし、削除されたユーザーはユーザー管理画面上からは削除されず、ユーザー復元からいつでも復元ができます。

lightbulb

Tips:なぜユーザーは完全削除されないのか?

ユーザー管理では、ユーザー削除を実行してもユーザーは完全削除されず、いつでも復元ができます。ユーザーが完全削除されない理由としては、ワークスペース内でアップロードされたドキュメントと操作ユーザーが常に紐づいているからであり、操作履歴を保持しているためです。

そのため、ユーザーを削除したとしても、ドキュメントに紐づく操作ユーザー情報は削除されず、いつでも誰がどのドキュメントを操作したか?が確認できるようになっています。

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