プロジェクトの作成と運用について

プロジェクトとは

プロジェクトとは、ドキュメントが属することのできる任意のグループのことです。ドキュメントをどのような切り口で管理したいかに応じて、ユーザーが自由に作成できます。

似た機能にドキュメントタイプがありますが、役割は明確に異なります。

• ドキュメントタイプ：「請求書」「注文書」など、ドキュメントの種類そのものを表します。ドキュメントは必ず1つ以上のドキュメントタイプに属し、同じドキュメントタイプ内には同じ種類のドキュメントしか属せません。
• プロジェクト：ドキュメントの種類とは関係なく、任意の単位でドキュメントをまとめるための入れ物です。プロジェクトへの所属は任意で、1つのドキュメントを同時に複数のプロジェクトへ入れることもできます。

プロジェクトの構造

プロジェクトは、プロジェクトグループ（フォルダのようにプロジェクトをまとめるもの）とプロジェクト（実際にドキュメントが属する単位）の2種類で構成され、最大3層まで階層化できます。プロジェクトは、必ず1つ以上のプロジェクトグループに属している必要があります（そのため、2層目か3層目に作成します）。

例えば、注文書を部署ごとに管理したい場合は、次のような階層になります。

• 部署（プロジェクトグループ／1層目）
  • 営業部（プロジェクトグループ／2層目）
    • 鈴木（プロジェクト／3層目）※ドキュメントはここに属する

ドキュメントは、プロジェクトグループには属せず、必ず末端のプロジェクトに属します。

運用の具体例

プロジェクトはどのように分けても構いませんが、代表的な運用例は次のとおりです。

• 部署・担当者ごとに管理：部署／営業部／鈴木 のように、社内の組織構造に合わせて分類する
• 日付・期間ごとに管理：注文日／2026年／1月 のように、時系列で分類する
• カテゴリーごとに管理：カテゴリー／食料品 のように、取引内容や分類軸で管理する

これらは組み合わせることもできます。1つのドキュメントを「部署別」のプロジェクトと「日付別」のプロジェクトの両方に同時に入れることができるため、複数の切り口でドキュメントを整理・検索できるようになります。